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Die Grenzen der Mandatsplanung in der Wirtschaftsprüfung: Können sie überwunden werden?

"Viele Wirtschaftsprüfer arbeiten bereits an der Effizienzgrenze"

In der Mandatsplanung gibt es verschiedene Zielkonflikte zu berücksichtigen

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften müssen sich mit einer Vielzahl von verschiedenen Planungsparametern und Kenngrößen befassen, um einen zufriedenstellenden Mandatsplan zu erstellen. Diese Kenngrößen stehen in der Regel in einem Zielkonflikt zueinander, der ständig austariert und an die jeweilige Situation angepasst werden muss.

So möchte ein Unternehmen, beispielsweise die Marge optimieren, nicht jedoch aber gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit kannibalisieren. Andere Zielkonflikte beziehen sich beispielsweise auf Verfügbarkeit vor Ort beim Kunden gegenüber Home-Office Anforderungen der Mitarbeitenden. Wieder andere wollen die Kontinuität möglichst hochhalten (dem Kunden bekannte Talente sollen auch in diesem Prüfungsjahr wieder auf diesem Mandat eingesetzt werden). Ein Teil dieser gestandenen Talente wurde jedoch befördert und sind damit teurer, worunter die Engagementmarge zwangsläufig leidet.


Viele arbeiten bereits an der Effizienzgrenze

Viele Wirtschaftsprüfer arbeiten bereits an der Effizienzgrenze. In den Wirtschaftswissenschaften beschreibt diese Grenze einen Zustand, in dem mit den bisherigen Methoden kein Ziel verbessert werden kann, ohne gleichzeitig ein oder mehrere andere Ziele zu verschlechtern. Wenn sich ein Unternehmen auf der Effizienzgrenze befindet, kann es nur in Trade-offs agieren. Dies beschreibt einen klassischen Zielkonflikt.

Sollte ein Unternehmen jedoch unterhalb der Effizienzgrenze liegen, kann es zwei oder auch mehrere Ziele gleichzeitig verbessern, um auf die Effizienzgrenze zu gelangen. Je nach zu Grunde liegender Planungsmethodik und technologischer Ausstattung kann also ein Unternehmen sich auf die Effizienzgrenze bringen und auf dieser je nach Situation manövrieren. Das bedeutet, dass in einer spezifischen Situation ein Ziel gegenüber einem anderen priorisiert wird.


Abbildung 1: Wie hier schematisch dargestellt ist, stellen die Punkte A, B und C verschiedene Mandatspläne einer Unternehmung dar, deren Qualität (z.B. Brutto-Engagementmarge und Überstunden) in zwei Dimensionen gemessen wird. Ein Unternehmen, das auf der Effizienzgrenze arbeitet (“Efficient Frontier”), kann keine Zielgrösse steigern, ohne dass eine andere verschlechtert wird. Ein Unternehmen, dass Pläne unterhalb der Effizienzgrenze erstellt, kann durch bessere Mandatspläne auf die Effizienzgrenze kommen und sein volles Potential schöpfen.

Abbildung 1: Wie hier schematisch dargestellt ist, stellen die Punkte A, B und C verschiedene Mandatspläne einer Unternehmung dar, deren Qualität (z.B. Brutto-Engagementmarge und Überstunden) in zwei Dimensionen gemessen wird. Ein Unternehmen, das auf der Effizienzgrenze arbeitet (“Efficient Frontier”), kann keine Zielgrösse steigern, ohne dass eine andere verschlechtert wird. Ein Unternehmen, dass Pläne unterhalb der Effizienzgrenze erstellt, kann durch bessere Mandatspläne auf die Effizienzgrenze kommen und sein volles Potential schöpfen.


Was sind diese Zielkonflikte in der Mandatsplanung?

Als Beispiel dient hier die Busy-Season in der Wirtschaftsprüfung, in der eine enorme Arbeitsbelastung in kurzer Zeit von den Mitarbeitenden gestemmt werden muss. Hier gilt es drauf zu achten, dass die Spitzenbelastung der Einzelnen, nicht in extreme Bereiche gerät, um gute Talente nicht zu verlieren. In einigen Ländern muss Überzeit auch mit zusätzlichen Kompensationszahlungen abgegolten werden (z.T. 150% des regulären Bruttolohns pro Arbeitsstunde).

Für ein einfaches Beispiel eines Zielkonfliktes dient hier ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen, das zwei Kenngrößen maximieren möchte:


  • Kenngröße 1: Mitarbeiter*innenzufriedenheit und die Individuelle Spitzenarbeitsbelastung

  • Kenngröße 2: Brutto-Engagementmarge


Diese beiden Kenngrößen stehen klassischerweise im Zielkonflikt zueinander, insb. während der Busy-Season. Eine Verbesserung der Marge kann zu höheren Arbeitsbelastungen führen, und umgekehrt.

Das Unternehmen kann, wenn es auf der Effizienzgrenze arbeitet, nur noch in Trade-offs agieren, die Punkte auf der Effizienzgrenze darstellen. Das bedeutet, dass es dann die optimale Kombination von Marge und Spitzenbelastung gefunden hat.



Wie hier an einem realen Beispiel dargestellt ist, konnte durch den Resourcenplanungs KI-Copiloten aspaara MatchingCore® eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in der Mandatsplanung auf die Effizienzgrenze gebracht werden (“Efficient Frontier”). Mit Erreichen der Effizienzgrenze können zwei oder mehr Mandatsplanungen verglichen werden und die Zielkonflikte anhand verschiedener Dimensionen an die jeweilige Situation und Unternehmensausrichtung angeglichen werden.

Abbildung 2: Wie hier an einem realen Beispiel dargestellt ist, konnte durch den Resourcenplanungs KI-Copiloten aspaara MatchingCore® eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in der Mandatsplanung auf die Effizienzgrenze gebracht werden (“Efficient Frontier”). Mit Erreichen der Effizienzgrenze können zwei oder mehr Mandatsplanungen verglichen werden und die Zielkonflikte anhand verschiedener Dimensionen an die jeweilige Situation und Unternehmensausrichtung angeglichen werden.


Mögliche Lösungsansätze für Zielkonflikte

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zielkonflikte zu lösen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Ziele zu priorisieren. Das bedeutet, dass ein Ziel als wichtiger eingestuft wird als das andere Ziel. In diesem Fall würde das Unternehmen die Marge priorisieren und dafür jedoch eine zu hohe Spitzenbelastung in Kauf nehmen. In der Folge könnte das Unternehmen damit jedoch evtl. gute Talente verlieren.


Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Zielkonflikte durch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen zu lösen und zum Beispiel Outsourcing oder Shared-Delivery Centers (SDC) zu nutzen. In diesem Fall könnte das Unternehmen mit einem Lieferanten zusammenarbeiten, um die Belastung der eigenen Mitarbeiter zu senken, ohne die Marge zu beeinträchtigen. Diese hat jedoch in der Regel zusätzliche externe Kosten (für das SDC) und interne Kosten aufgrund der zusätzlichen Koordination zur Folge, die mit der Gesamtkostenquote verglichen werden müssen.


Eine relativ neue Möglichkeit besteht darin, Künstliche Intelligenz (#KI) in der Personalplanung zu nutzen, die holistische Planungsverfahren nutzen. Diese gesamtheitlich agierenden Planungsverfahren betrachten zu jedem Zeitpunkt das gesamte Personalplanungsproblem und können somit das gesamte Unternehmen auf die Effizienzgrenze bringen oder auf der  Effizienzgrenze die Trade-offs ausmanövrieren, so dass sie am besten zur Unternehmensstrategie passen.


Wie kann ein Unternehmen auf der Effizienzgrenze manövrieren?

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und der heute vorliegenden enormen Rechenleistung kann helfen, diese komplexen Planungsprobleme für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zu lösen. Hier sollte man jedoch auf holistische Zahlungsverfahren achten, denn bei sequenziellen, dialogbasierten Planungsverfahren kann man die Effizienzgrenze nur schwer erreichen (siehe Artikel “Die Bedeutung einer holistischen Personaleinsatzplanung in der Wirtschaftsprüfung” https://www.linkedin.com/pulse/die-bedeutung-einer-holistischen-mandatsplanung-der-grimm-phd-pyfre/).


Der Einsatz von holistischen Planungsverfahren, um diese Effizienzgrenze zu erreichen, bedingt einer genauen Analyse der Planungsherausforderung, inklusive der Planungsregeln und Ziele, die an die Optimierung angesetzt werden. Basierend auf dieser Analyse kann dann ein maßgeschneidertes Optimierungsprofil zusammengestellt werden, um die holistische Planung zu integrieren.


Mit einem KI-Copiloten können Planer*innen unmittelbar die Gesamtplanung optimieren und diese Zielkonflikte gegeben den Vorgaben des Managements austarieren. So werden Planer*innen dabei unterstützt, komplexe Planungsentscheidungen zu treffen und dies nicht im Sinne von partikulären Einzelinteressen, sondern in der Gesamtheit zum Wohle des Unternehmens und aller Mitarbeitenden gleichermassen. In Planungssituationen, in denen mehrere Einflussfaktoren eine Rolle spielen, findet eine Künstliche Intelligenz mit den verfügbaren Informationen gesamtheitlich die beste Lösung, insb. in Situationen, die für den Menschen zu komplex sind.


Besonders interessant und verblüffend ist, dass eine KI zu Lösungen kommen kann, die ein Mensch nicht findet. Als Beispiel bedienen wir uns einem so genannten Roll-Forward in der Mandatsplanung. Bei diesem Roll-Forward wird der letzte Vorjahresplan genommen und auf das neue Finanzjahr übertragen und lediglich die Feiertage angepasst, neben weiteren kleinen Anpassungen.


Dabei kann aufgrund der hohen Komplexität keine Rücksicht darauf genommen werden, ob der Plan, der letztes Jahr vielleicht gut funktioniert hat, auch in diesem Jahr noch angemessen ist. So werden Pfadabhängigkeiten geschaffen, die in der Planung negative Einflüsse haben. Nur durch eine holistische Planungsmethode, die viele Milliarden von Möglichkeiten gesamtheitlich durchrechnen (und nicht nur sequenziell einzelne Paare findet) kann das Gesamtergebnis verbessern und das Prüfunternehmen auf die Effizienzgrenze führen. Sollte es bereits auf der Effizienzgrenze liegen, können die Zielkonflikten abgewogen werden, um das jeweils beste Ergebnis nach Managementvorgaben zu erzielen.

Insbesondere für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es sehr wichtig, dass auch die persönlichen Präferenzen der Mitarbeitenden in die Planung mit einfließen. Denn nur wenn ein Mitarbeiter gehört wird und seine Wünsche in die Planung mit einfließen, ist dieser Mitarbeiter auch zufrieden mit dem Arbeitgeber und bleibt bei diesem. Dafür ist es essenziell, dass auch weiche Faktoren sowie individuelle Präferenzen in dieser gesamtheitlichen Planung berücksichtigt werden.



Welche Zielkonflikte treten immer wieder auf?

In unserer Zusammenarbeit mit Kunden bei aspaara AG über die letzten acht Jahre haben wir vor allen Dingen folgende Zielkonflikte identifiziert, die immer wieder auftreten:

Effizienz des Plans


  1. Auslastung nicht optimal (besonders schmerzhaft in der Busy-Season und zu Spitzenzeiten)?

  2. Die Planungsqualität erfüllt die formalen Anforderungen (nach PCAOB, ISA, etc.) bzgl. Fähigkeiten, Operating Unit, Skill-Grade Mix sowie Kontinuität (unterjährig, zwischenjährlich) nicht.

  3. Die Projektmarge bleibt hinter den Erwartungen zurück.


Zufriedenheit der Talente


  1. Mitarbeiterpräferenzen können mit bestehenden Lösungen nicht eingehalten und berücksichtigt werden. 

  2. Ein ausgewogener Mandatsplan, der die Arbeitsbelastung über alle Talente (vor allem für Neueinsteiger) fair verteilt kann nicht realisiert werden. 

  3. Überstunden sind sehr ungleich verteilt (Fairness unter den Mitarbeitern). 


Planungseffizienz (Planungsfunktion)


  1. Der Planungsaufwand ist zu hoch (v.a. SDC, CC, Remote Worker Integration) mit den bestehenden Lösungen.

  2. Die Planungszeit dauert viel zu lange, um angemessen aus sich verändernde Situationen reagieren zu können (Es dauert zu lange vom Beginn der Planung bis zum ersten Plan).

  3. KI-Unterstützung fehlt (Verlagerung des Schwerlasts auf die Maschine) und bestehende Lösungen sind zu schwerfällig. 


Bei einer sequenziellen Planung, wo man ausschließlich Verfügbarkeiten und harte Faktoren wie Skills und Qualifikationen berücksichtigen kann, können die persönlichen Präferenzen der Mitarbeitenden nur begrenzt einfließen. So kommt es zu einer WIN-WIN Situation, wo im Sinne eines Zielkonflikt die Optimierung auch die Mitarbeiterpräferenzen als legitimes Ziel in der Lösung der Zielkonflikte mit einfließen lässt.

Quellen




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